Integritet och personuppgifter

Utkast. Texten granskas innan det går att starta en Gärdsmygen här.

Den här sidan gäller Gärdsmygen, där föreningar startar och ledamöter loggar in. Personuppgiftsansvarig för uppgifterna här är leverantören (namnet anges innan anmälan öppnar). Det en styrelse lägger in i sin Gärdsmygen ansvarar föreningen för; se integritetssidan på föreningens egen Gärdsmygen.

Vad vi sparar och varför

Föreningens namn, organisationsnummer, ort och antal lägenheter, och namn, e-post och roll för den som anmälde föreningen: för att göra i ordning föreningens Gärdsmygen, skriva om gratisperioden och fakturera (avtal).
En ansökan om att bli pilotförening: föreningens namn, organisationsnummer, ort och antal lägenheter, samt namn, roll i styrelsen, e-post och telefon för den som ansökte och vad föreningen vill ha hjälp med: för att kontakta styrelsen om att bli pilotförening (samtycke, som ges med krysset på sidan). Ansökan tas bort när föreningen startar sin Gärdsmygen, och senast efter tolv månader.
Ett fingeravtryck av e-postadressen för varje ledamot som kan logga in, inte adressen själv: för att hitta rätt förening när någon loggar in här (avtal).
Fingeravtryck av nätverksadresser i två dygn: för att stoppa missbruk av anmälan och inloggning (berättigat intresse).
Engångskoder, sparade som fingeravtryck, i ett dygn.

Styrelsens brevlåda

En styrelse kan koppla sin brevlåda hos Google (Gmail och Google Workspace) eller Microsoft (Outlook.com och Microsoft 365) genom att logga in där, eller en brevlåda hos en annan e-posttjänst med dess adress och lösenord. Gärdsmygen begär behörighet att läsa och skicka i brevlådan, enbart för att göra ny post i inkorgen till ärenden och för att skicka styrelsens svar från styrelsens egen adress. Ingenting i brevlådan ändras eller tas bort. Åtkomstnyckeln eller lösenordet sparas krypterat tills brevlådan kopplas bort.

Gärdsmygens användning av information från Google API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive kraven om begränsad användning (Limited Use). Det som Gärdsmygen läser genom Microsofts tjänster används på samma sätt och bara för samma ändamål: aldrig för reklam, aldrig sålt och aldrig för att träna en språkmodell.

Var och hur länge

Uppgifterna lagras hos Netlify i Frankfurt och e-post går genom Lettermint i EU. En anmälan som aldrig bekräftas tas bort efter ett dygn. Så länge föreningen använder Gärdsmygen sparas uppgifterna. När föreningen stängs, eller när skrivskyddet efter en utgången prenumeration har tagit slut, töms registret med inloggningsfingeravtryck och anmälarens namn och e-post raderas. Kvar blir bara det som visar vilka villkor som godkändes och när, en kort logg över vad plattformen gjorde (utan personuppgifter) och de fakturor vi har skickat, som vi sparar så länge bokföringslagen kräver. Raderar föreningen anmälaren som ledamot raderas hens namn och e-post här också.

Dina rättigheter

Du kan få veta vad vi har om dig, få det rättat eller borttaget och invända mot behandlingen. Skriv till contact@gardsmygen.se. Du kan också klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se).

Inga kakor för spårning eller statistik; bara de som behövs för språk, inloggning och anmälan.